Controle de frota e TCO: como usar esse indicador na gestão?

O controle de frotas é um método de organizar os veículos de uma empresa para reduzir despesas e aumentar a eficiência.

Uma das melhores formas de fazer esse monitoramento é por meio do indicador TCO (Custo Total de Propriedade), que reúne combustível, manutenção, multas e todos os demais gastos em uma única conta.

Sem TCO da frota, sua empresa só registra o que já desembolsou, sem enxergar as despesas ocultas que corroem a margem da operação, como o tempo de veículo parado, a depreciação e as infrações de trânsito.

Portanto, acompanhe este artigo para entender como o TCO pode ajudar você na gestão operacional da sua frota!

O que é gestão de controle de frota?

É o processo de administrar e otimizar todos os aspectos dos veículos de uma empresa, com o objetivo de reduzir custos, garantir a segurança e aumentar a produtividade. Envolve o uso de softwares para monitorar o consumo de combustível, as rotas e o comportamento dos motoristas.

Em geral, a melhor forma de fazer o controle de frota é por meio do indicador TCO, pois assim você tem uma visão geral de todos os seus gastos.

O que é TCO?

O Total Cost of Ownership, conhecido como Custo Total de Propriedade em português, representa a soma de todos os gastos diretos e indiretos de um ativo ao longo de seu ciclo de vida útil. Essa métrica contribui para decisões mais inteligentes, como a escolha de veículos e de novas tecnologias.

Fazer a gestão do controle de frota junto ao TCO envolve observar os custos de:

• compra do ativo e impostos de aquisição;
• IPVA, licenciamento e taxas de emplacamento anual;
• combustível (diesel, gasolina, etanol ou energia elétrica);
• pneus, incluindo aquisição, serviços de recapagem e vulcanização;
• manutenção preventiva, revisões programadas e inspeções obrigatórias;
• depreciação real decorrente do tempo de uso e desgaste;
• pedágios e taxas de circulação logística;
• multas de trânsito e infrações de órgãos reguladores;
• salários, encargos sociais e benefícios corporativos de motoristas e operadores;
• assinaturas de sistemas de gestão, telemetria e rastreamento de frota;
• downtime (veículo parado), prejuízos por perda de produtividade.

Estes exemplos ilustram os pontos centrais. Afinal, o custo de um veículo envolve diversos fatores, desde a depreciação (a perda de valor comercial ao longo do tempo) até a disponibilidade mecânica contínua.

Ou seja, o relatório da frota real vai muito além do “simples” consumo de combustível. Não é à toa que a gestão exige a adoção de ferramentas de monitoramento cada vez mais avançadas, como sistemas de telemetria veicular, que coletam e transmitem dados em tempo real.

Ainda assim, muitas empresas utilizam um controle passivo: planilhas e registros manuais que apenas documentam gastos já incorridos. Ou seja, uma administração puramente reativa.

Por que um sistema de controle de frotas é essencial para a visibilidade do TCO?

Porque a complexidade e o volume de dados de uma operação tornam o cálculo manual do TCO praticamente inviável. Quem depende apenas de planilhas acaba trabalhando às cegas e perdendo de vista diversos gastos importantes de manutenção e de burocracia, pois é impossível consolidar todas as despesas ao mesmo tempo.

A gestão de documentos é o melhor exemplo deste problema. Controlar o vencimento da CNH dos motoristas, o Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV) e a validade do tacógrafo exige atenção constante.

Afinal, se perder estes prazos, a empresa paga multas caras e o veículo pode ficar parado. Esse tempo sem trabalhar e os custos extras fazem o valor final da operação disparar.

Para centralizar esse controle e garantir precisão, você precisa de um software de gestão de frotas. A ferramenta substitui o preenchimento manual por processos automatizados que organizam o ciclo de vida de cada ativo.

Como calcular o TCO para melhorar o controle de sua frota?

Some todos os custos envolvidos para entender o peso real de cada veículo no orçamento da empresa. Basta usar a fórmula padrão para calcular o custo total de propriedade: 

TCO = Custo de aquisição + Custo de implementação + Custos operacionais + Custos de manutenção + Custo de descarte/substituição.

Considere o exemplo: um caminhão adquirido por R$ 350.000, com vida útil de 5 anos e valor de revenda estimado em R$ 105.000.

Além do preço de compra, a empresa ainda desembolsa R$ 8.000 pela implementação (emplacamento, documentação e instalação de rastreador). Durante a operação, os custos anuais somam R$ 48.000 de combustível, R$ 12.000 de seguro e R$ 8.400 de pedágios.

A manutenção preventiva, os pneus e os reparos acrescentam mais R$ 18.000 por ano. Ao final do ciclo, o custo de substituição (diferença entre o valor de compra e o de revenda) chega a R$ 245.000.

O veículo tem um custo inicial de R$ 350.000, mas, ao longo de 5 anos, o TCO ultrapassa R$ 1 milhão.

É para evitar que esse número te surpreenda lá na frente que você deve fazer todo esse cálculo com calma. Siga estes passos para organizar o processo na prática:

1. Relacione cada gasto que a frota gera, desde o valor de compra até as taxas administrativas e os impostos;
2. Reúna notas fiscais, contratos com fornecedores e históricos de oficina para garantir que o cálculo use números reais e não estimativas;
3. Determine por quantos anos o veículo servirá à empresa para calcular quanto valor perde (depreciação) nesse período;
4. Calcule o impacto de cada despesa durante toda a vida útil prevista para o bem;
5. Junte todos os montantes para obter o custo real de cada ativo da sua frota.

Atenção às despesas escondidas: não ignore o prejuízo do veículo parado na oficina (downtime) nem o valor das multas.

A inatividade interrompe a produtividade da equipe. Já as infrações indicam má condução, fator que acelera o desgaste dos pneus e eleva o risco de acidentes.

No final das contas, reduzir o TCO está diretamente ligado ao aumento da sua lucratividade, pois você elimina desperdícios operacionais e gasta menos recursos para realizar o mesmo serviço.

Um rigoroso controle da frota fornece dados para a tomada de decisão quanto à compra ou ao aluguel de veículos. Com números concretos, você identifica o momento exato para desmobilizar os ativos e renová-los sem perder capital.

Por que fazer a gestão de multas?

As infrações de trânsito são custos ocultos que podem elevar o TCO em até 15%. Além dos boletos que você deve pagar, as multas da sua frota são indícios de sinistralidade e de má condução, o que encarece o seguro e a manutenção dos veículos.

Com uma excelente gestão de multas como parte do seu controle de frota, você:

• garante descontos de até 40% ao pagar as notificações de trânsito antes do vencimento;
• elimina as multas por não indicação de condutor que chegam a triplicar os custos originais da infração;
• evita o aumento excessivo nas taxas de seguro ao manter um baixo histórico de incidentes na sua frota;
• mantém os veículos disponíveis para o trabalho ao impedir bloqueios no licenciamento anual devido a débitos pendentes;
• aumenta a produtividade da sua equipe em até 80% ao substituir processos manuais por sistemas automáticos.

Aliás, as multas NIC (Não Indicação de Condutor) merecem atenção especial. Esse tipo de multa ocorre quando a empresa não identifica, no prazo legal de 30 dias, o motorista responsável pela infração.

Mas, com um sistema de monitoramento, você acessa os dados na hora e resolve a pendência online, sem burocracia. Uma postura mais ágil que evita o acúmulo de dívidas ocultas e protege a margem da sua operação.

E é exatamente com a gestão de multas e de condutores que a Frota 162 pode te ajudar! Nossa plataforma cuida de um dos pontos mais “ignorados” do TCO, reunindo tudo em um só lugar.

• infrações de trânsito;
• indicação de condutor;
• vencimentos de notificações;
• multas NIC.

Conheça a Frota 162 e elimine o passivo silencioso de multas da sua frota.

“Com a Frota 162, conseguimos enxergar o comportamento do time e evoluir em segurança e no controle financeiro.” – Oneger, Gerente de Logística.

Perguntas frequentes

Qual KPI devo acompanhar primeiro em uma frota sem controle estruturado?

O TCO é o indicador ideal para iniciar a gestão, pois reúne todos os custos diretos e indiretos do veículo, desde a compra até a manutenção. Esta métrica facilita a tomada de decisões sobre a troca de ativos e evita que gastos invisíveis comprometam a saúde financeira do negócio.

Multas de trânsito entram no TCO da frota?

Sim, estas infrações representam custos ocultos que podem elevar o TCO em até 15%. As multas indicam má condução e sinistralidade, fatores que encarecem o seguro e aceleram o desgaste dos pneus. O controle rigoroso das infrações protege a lucratividade e garante a segurança operacional.

Telemetria e rastreamento são a mesma coisa?

Embora complementares, têm focos distintos. O rastreamento localiza o veículo em tempo real. Já a telemetria coleta dados sobre o desempenho mecânico, o consumo de combustível e o comportamento do condutor. Ambos compõem o sistema de gestão necessário para automatizar processos e organizar o ciclo de vida de cada ativo.